Sekretariat

pokój 204 (II piętro)

Inspektor ds. Administracyjnych

GRAŻYNA HERRMANN

Do zadań Podinspektora ds. Administracyjnych należy:

• Pomoc w organizowaniu pracy Burmistrza i Zastępcy Burmistrza Miasta Jastarni, poprzez prowadzenie kalendarza spotkań służbowych,

• Obsługa urządzeń biurowych: fax, skaner, komputer,

• Efektywne i wydajne wspomaganie pracy biura poprzez zapewnienie sprawnego przebiegu informacji oraz wspieranie pracy kierownictwa w czynnościach administracyjnych,

• Obsługa konferencji, narad, i spotkań polegająca na przygotowaniu poczęstunku dla gości,

• Zaopatrzenie urzędu w potrzebne materiały biurowe,

• Odbieranie telefonów, łączenie rozmów telefonicznych z poszczególnymi referatami,

• Zapewnienie efektywnej komunikacji wewnętrznej, głównie poprzez notowanie, przetwarzanie i przekazywanie informacji,

• Regularne przeglądanie poczty e-mail: sekretariat@jastarnia.pl oraz dostarczanie ważnych informacji i pism Burmistrzowi oraz Z-cy Burmistrza,

• Umieszczanie ogłoszeń, obwieszczeń i komunikatów na tablicy informacyjnej Urzędu Miasta i prowadzenie ich rejestru,

• Prowadzenie rejestru pism Burmistrza oraz Z-cy Burmistrza wychodzących z urzędu,

• Rozliczanie paliwa Straży Pożarnej i samochodu osobowego Straży Miejskiej,

• Wysyłanie i rejestrowanie korespondencji wychodzącej z urzędu,

• Pełnienie zastępstwa podczas nieobecności inspektora ds. oświaty oraz insp. ds. biura obsługi interesanta,

• Wykonywanie innych czynności zleconych przez bezpośredniego przełożonego.

Metadane - wyciąg z rejestru zmian